让公证成为企业身边的法律人 

——一份保全证据证书背后的公证关怀 

  

  近日，三水公证处为申请人佛山某某生物科技有限公司办理了一起特殊的保全证据公证。由于申请人向南通某某生物技术有限公司购买的饲料原料存在掺杂问题，为维护申请人权益，特申请公证人员对其仓库中的饲料原料进行现场随机抽样、现场封样并将样品邮寄给检测机构的行为过程予以保全。 

保全项目特殊  尽责掌控诠释风险点 

  承办公证员潘艳萍在接到企业的公证申请时了解到，申请人第一次遇到该类产品质量纠纷，委托代理人是一名采购专员，对专门的法律问题并不熟悉，对保全证据公证的办证要求更是一知半解，所提交的申请资料只有企业主体资料和一份购销合同，再无其他。申请人主观认为，保全证据不就是公证人员到场客观记录申请人抽样并邮寄样品的行为过程吗？然而，撇开公证申请材料不齐全的问题，本案还涉及饲料产品抽样的专业技术事项，待抽样货物是液态还是固态，是开封还是密封，谁来抽、怎么抽，抽样基数和抽样数量分别是多少，抽完样品后是快递员上门揽件还是申请人过去寄件，这些问题都必须确切、清楚。承办公证员经仔细询问代理人，并通过电话多次与申请人母公司的法务人员进行沟通联系后，逐步掌握本案关键信息，不仅耐心指导企业补充制作保全证据公证申请等办证必需的文书、完善样品抽取及邮寄方案，而且对保全证据全过程涉及的风险点进行了充分、细致、尽责的诠释，还就购销合同存在的风险漏洞进行了释明及提出相应的防范措施，以便企业更好地应对接下来的维权诉讼及预防同类纠纷再次发生。 

争议一方不到场 抽样中立性成焦点 

  承办公证员在审查合同时发现，合同约定如果买方对收到的货物质量标准有异议的由双方共同复检，并告知申请人通知对方派员到场共同抽样和复检，否则根据公证程序规则，保全证据涉及到专门技术事项的，应当委托专业机构办理。但申请人表示，对方推诿不同意派员到场，由申请人品控部工作人员自行抽样即可。然而，抽样的目的在于从被抽取样品单位的分析、研究结果来估计和推断全部样品特性，其基本要求是通过规范抽样程序、抽样方法、抽样数量，保证所抽取的样品单位对全部样品具有充分的代表性。本案在争议一方不派人到场的情况下，申请人单方抽样难以保证抽样过程的科学性、代表性、中立性和客观性，所保全的证据很有可能不被人民法院所采纳。经过承办公证员的耐心解释，申请人最终同意由具有抽样资质的第三方机构进行抽样。 

  但由于本案检测项目特殊，所委托的检测机构是一家外地的检测机构，为降低办事成本，企业希望公证处协助联系第三方抽样机构。承办公证员秉承为企业排忧解难的服务理念，同意予以协助。随后，承办公证员通过拨打114、上网查找和咨询政府相关职能部门，前后共拨打了十几通电话，联系了近10家抽样机构，并把相关机构名称、联系方式、联系过程及联系情况提供企业决策参考。最后，企业通过自身了解和比价，最终选择委托在饲料产品质量安全抽查方面比较有经验的广州某某检测技术中心具有抽样资质的专业人员上门抽样。 

多方人员参与  加强沟通和踩点 

  因抽样过程涉及受检企业、抽样机构和公证机构等多方主体人员，对抽样事项的规范性要求较高。为加强各方的沟通了解，承办公证员决定建立案件办理微信工作群，便于大家针对企业提出的保全证据方案的每一个细节进行商讨、完善并共同执行。同时，公证人员还提前到有关快递公司踩点，了解封存物品邮寄的注意事项，尽可能避免保全证据当天发生意外风险。 

严谨规范保全  企业需求为落脚点 

  2月22日上午，三水公证处承办公证员潘艳萍、公证员潘萧萧、公证员助理麦奋豪及抽样人员来到了申请人佛山市三水工业区大塘园的仓库进行保全证据。在公证人员的监督下，抽样人员对仓库内的密封包装物进行了随机抽样，并通过使用专门的采样器具及穿过包装物对角线的方式进行采样，采样时尽可能从上、中、下及左、中、右等不同角度去满足采样的科学性和代表性。为了使封存样品上清晰显示受检企业、抽样单位、公证机构及相关人员等信息，承办公证员参照饲料产品监督抽检封样单格式，设计了抽样专用的公证封条，从而使得最终检测报告上所附图片能够清晰反映样品的来源渠道。 

长期以来，三水公证处坚持用心服务，致力提升服务温度，积极走出去，走到群众身边，走到企业身边，争当企业群众身边的法律人，充分发挥公证服务、沟通、证明、监督的功能，为矛盾纠纷的预防和化解提供基础性的司法资源和有温度的公证关怀。 

 

图1为公证员潘萧萧（左）在叉车上努力拍摄待抽样货物现状

 

图2为抽样人员对待抽样货物进行编号

 

图3为抽样人员对随机抽取的密封包装物进行采样

 

图4为承办公证员潘艳萍现场封存样品